Slika 1 od 9
Kada je u pitanju uništavanje svakodnevnih dokumenata, rijetko postoji velika potreba da se odvažite izvan Wordove kartice Početna. No, skriven unutar sučelja, postoji mnoštvo dodatnih alata koji čekaju da budu otkriveni. Ove značajke zapravo nisu "tajne", ali ih mnogi korisnici nikada ne pronađu - a mogle bi vam uštedjeti znatno vrijeme i trud.
U nastavku navodimo naših 20 najboljih značajki Worda koje se lako previde. Mnogi od njih su u Wordu desetljeće ili više i mogu se naći u izbornicima programa Word XP i Word 2003, ali mi ćemo se usredotočiti na sučelje vrpce iz Worda 2007 i novijih, koje je, uostalom, izmišljeno da pomogne korisnici pronalaze ezoteričnije značajke softvera.
1. Odaberite Slično oblikovanje
U idealnom svijetu, svaki bi element u vašem dokumentu imao stil dodijeljen. Ali ako ste se oslanjali na lokalno oblikovanje, još uvijek je lako napraviti globalne promjene. Odjeljak Uređivanje, krajnje desno na kartici Početna, uključuje zgodnu opciju "Odaberi sav tekst sa sličnim oblikovanjem". To vam omogućuje da jednostavno istaknete sve svoje ad hoc naslove, naslove i tako dalje odjednom i prilagodite njihov izgled jednim potezom - ili primijenite stil za lakše upravljanje u budućnosti.
2. Ploča međuspremnika
Ploča međuspremnika nudi prikladan način za držanje više od jednog elementa u međuspremniku odjednom. Kliknite malu skočnu ikonu u odjeljku Međuspremnik kartice Početna da biste je otvorili. Pamte se do 24 nedavne operacije rezanja i kopiranja, a možete kliknuti na bilo koju od njih da je zalijepite na točku umetanja. Padajući izbornik Opcije pri dnu omogućuje vam da kontrolirate kada se pojavi ploča međuspremnika; jedna opcija je da se pojavi kada dvaput pritisnete Ctrl+C.
3. Prevedi
Word's Review | Funkcija prevođenja šalje tekst vašeg dokumenta na web stranicu Microsoft Translator i prikazuje prijevod u prozoru preglednika. U programu Word 2010 i 2013 također možete aktivirati Pregled | Prevedi | Mini prevoditelj, koji predstavlja duhovit opis alata kada zadržite pokazivač iznad odabranog odlomka teksta; pomaknite pokazivač na njega da biste vidjeli skočni prijevod na odabranom jeziku. Možete birati na desetke jezika: pregledajte ih odabirom Odaberi jezik prijevoda s padajućeg izbornika Prevedi.
4. Kerning
Profesionalni softver za stolno izdavaštvo podržava kerning – selektivno podešavanje razmaka između znakova kako bi tekst bio estetski ugodniji. Word to ne čini prema zadanim postavkama, ali se može uključiti tako da kliknete skočnu ikonu u odjeljku Font na kartici Početna i označite okvir s natpisom "Kerning za fontove"; unesite minimalnu veličinu točke u okvir s desne strane. Međutim, ako koristite kerning na sitnim fontovima, slova mogu izgledati zajedno, što smanjuje čitljivost.
Za lakši pristup koristite tipkovnički prečac CTRL+D ili CMD+D na Macu. Ovaj će vas prečac odvesti izravno na zaslon Fontovi bez obzira koju verziju koristite. Oni koji koriste Word 2007 ili stariju verziju morat će provjeriti opciju Razmak između znakova. Ako koristite noviju verziju, odaberite karticu "Napredno" na vrhu skočnog prozora kao što je prikazano iznad.
5. Umetnite grafikon
Ako želite uključiti Excel grafikon u svoj dokument, ne morate napustiti Word. Odabirom Umetanje | Grafikon u Wordu otvorit će minijaturni Excel prikaz u kojem možete uređivati ili uvoziti svoje podatke. Kada završite, jednostavno zatvorite prozor programa Excel – on će biti predstavljen u obliku grafikona unutar Worda. Na vrhu prozora programa Word, kartice Alati za grafikone daju vam potpunu kontrolu nad dizajnom i izgledom vašeg grafikona, tako da nema potrebe ručno pokretati Excel.
6. SmartArt
SmartArt vam pomaže ilustrirati procese i odnose kroz gotovo 200 unaprijed dizajniranih izgleda za piramidalne organizacije, cikluse, hijerarhije, matrice i još mnogo toga. Da biste ga upotrijebili u Wordu, jednostavno kliknite Umetni | SmartArt i odaberite predložak. Zatim upišite svoje oznake u plutajuću ploču koja se pojavi i povucite ručke da promijenite veličinu SmartArt-a. Ako želite da lebdi iznad vašeg dokumenta, to možete jednostavno postići stvaranjem okvira za tekst (putem Insert | Text Box) i stavljanjem SmartArt-a u njega.
7. Umetnite snimku zaslona
Ako pišete vodič – ili jednostavno želite jednostavan način da u svoj dokument uključite sliku iz drugog programa – možete uhvatiti dio radne površine sustava Windows odabirom Umetanje | Screenshot; padajući izbornik omogućuje vam izravan uvoz bilo kojeg otvorenog prozora kao slike. Alternativno, možete odabrati opciju Screen Clipping da povučete pravokutnik mišem i snimite prilagođeno područje zaslona.
8. Umetnite brze dijelove
Poduzeća često moraju izraditi pisma i dokumente koji sadrže standardne elemente ili odlomke, kao što je adresa. Wordova značajka automatskog teksta može pomoći. Odaberite odlomak teksta, a zatim odaberite Umetni | Brzi dijelovi | AutoText | Spremi odabir u galeriju automatskog teksta. Sada možete ponovno umetnuti taj tekst u bilo koji dokument tako da ga odaberete iz Insert | Brzi dijelovi | Izbornik AutoText. Također možete postaviti brze dijelove za elemente kao što su naziv vaše tvrtke i adresa e-pošte, a u Organizatoru građevnih blokova možete postaviti i predloške i objekte za brzi pristup.
Imajte na umu da ova opcija nije dostupna Mac korisnicima u vrijeme pisanja.
9. Hifenisanje
Dopuštanje da se čudna riječ prelije kroz dva retka može poboljšati izgled vašeg dokumenta. Može spriječiti da vaša desna margina postane previše raščupana ili, u potpuno opravdanom tekstu, može spriječiti pojavljivanje velikih "otoka" razmaka između svake riječi. Word može automatski precrtati riječi prema potrebi, ali je ta značajka isključena prema zadanim postavkama: da biste je omogućili, idite na karticu Izgled stranice i odaberite Hyphenation | Automatski.
10. Brojevi redaka
Ako mislite na zakonik, pravne dokumente ili čak poeziju, možda biste trebali numerirati svoje retke radi lakšeg snalaženja. Wordov alat za numerirani popis primjenjuje postavke uvlačenja koje možda nisu ono što želite: odaberite Izgled stranice | Umjesto toga, brojevi redaka i Word će primijeniti uredno numeriranje na margini dokumenta. Prema zadanim postavkama, numeriranje redaka primjenjuje se na cijeli dokument, ali možete ga natjerati da preskače odabrani tekst odabirom Brojevi redaka | "Poništi za trenutni odlomak".
11. Digitalni potpisi
Nije uvijek očito je li digitalni dokument autentičan izvornik. Da biste dokument potpisali osobnim ključem za šifriranje, idite na karticu Datoteka (ili kuglu u Wordu 2007), odaberite Zaštiti dokument i odaberite "Dodaj digitalni potpis"; od vas će se tražiti da spremite dokument prije dodavanja vašeg potpisa. Potpis će automatski biti poništen ako se dokument promijeni, pa je njegova prisutnost jamstvo autentičnosti. Ako želite pozvati nekog drugog da potpiše dokument, idite na karticu Umetanje i u odjeljku Tekst odaberite Redak potpisa.
12. Vodeni žig
Kada distribuirate skicu dokumenta ili dijelite nešto privatno s kolegom s posla, korisno je imati mogućnost da stranicu označite vodenim žigom kako biste na prvi pogled mogli vidjeti o kojoj se vrsti dokumenta radi. Padajući izbornik Vodeni žig, na kartici Izgled stranice, omogućuje vam dodavanje velikog sivog vodenog žiga s natpisom "NACRT", "POVJERLJIVO" ili "HITNO" u dva klika. Odaberite Prilagođeni vodeni žig za postavljanje vlastitog teksta ili slike.
Korisnici Maca morat će koristiti karticu "Umetanje" na vrhu zaslona računala za pristup opciji vodenog žiga.
13. Citati
Za akademske radove, Word vam također može pomoći u upravljanju citatima. Na kartici Reference pronaći ćete gumb za upravljanje izvorima; ovdje možete unijeti pojedinosti svakog djela na koje se pozivate, a zatim umetnuti reference na njih klikom na padajući izbornik Umetni citat. Možete odabrati format citata između 14 priznatih stilova, uključujući APA i MLA standarde, a na kraju možete generirati bibliografiju jednim klikom.
14. Makronaredbe
Sučelje za skriptiranje sustava Office je u najmanju ruku sofisticirano, ali ako želite automatizirati jednostavan zadatak koji se ponavlja, nema potrebe upisivati redak koda. Na kartici Prikaz kliknite padajući izbornik Makronaredbe i odaberite Snimi makronaredbu. U dijaloškom okviru koji se otvori odaberite gumb ili tipkovnički prečac (ne zaboravite kliknuti Dodijeli kako biste potvrdili svoj izbor); zatim izvršite zadatak koji želite automatizirati. Kada završite, vratite se na padajući izbornik i odaberite Zaustavi snimanje. Sada pritiskom na odabranu tipku ili kombinaciju tipki u bilo kojem trenutku ponovit će se operacije koje ste snimili.
15. Outline View
Ako koristite Word za veliki projekt, kao što je fakultetska disertacija ili roman, može biti korisno podijeliti dokument na odjeljke i pododjeljke. Idi na Pogled | Outline za pristup hijerarhijskom prikazu koji vam omogućuje označavanje naslova i sažimanje teksta ispod njih; to vam daje jasan pregled vašeg dokumenta, koji se bez napora može reorganizirati pomicanjem dijelova. Također možete prikupiti nekoliko dokumenata u jedan glavni projekt: kliknite Prikaži dokument u odjeljku Glavni dokument na kartici Outlining da biste uvezli ili izradili poddokumente.
16. Boja stranice
Ako želite da se vaš dokument ističe, možete koristiti Izgled stranice | Padajući izbornik Boja stranice za primjenu ispiranja pozadine; odaberite Fill Effects i možete dodati uzorke i teksture. Ispune i uzorci automatski se primjenjuju na sve stranice vašeg dokumenta. Također, iako ih možete vidjeti na zaslonu, nisu ispisani, tako da neće ometati čitljivost vaših tiskanih primjeraka.
Neki korisnici mogu pronaći odabir boja stranice na kartici "Dizajn", ovisno o verziji programa Microsoft Word i sustavu koji koristite.
17. Umetni indeks
Treća korisna značajka za dulje radove je mogućnost automatskog generiranja indeksa. Da biste koristili ovu značajku, prvo morate označiti svoje reference u tekstu odabirom relevantne riječi ili izraza, a zatim klikom Reference | Umetni indeks. Kada označite sve svoje naslove, kliknite Umetni indeks da biste izradili indeks. To će sadržavati reference na instance koje ste označili i samoažurirajuće veze na brojeve stranica na kojima se pojavljuju.
18. Kombinirajte i usporedite dokumente
Word može automatski usporediti ili kombinirati dva dokumenta: alat ćete pronaći u odjeljku Pregled | Usporedi. Ako želite sami obaviti posao, kliknite Prikaži | Pogledaj jedan pored drugog; ovo će automatski pozicionirati vaše dokumente jedan pored drugog uz identične faktore zumiranja, tako da možete lako gledati naprijed-natrag između njih. Ako kliknete gumb Sinkrono pomicanje, oni će se čak i pomicati gore-dolje u koraku zaključavanja kada pomičete kursor ili povlačite traku za pomicanje.
19. Inspektor dokumenata
Tiskovni službenici i državni službenici u prošlosti su se našli u vrućoj vodi zbog distribucije dokumenata s osjetljivim informacijama ugrađenim u njihove metapodatke ili ih je moguće oporaviti putem Wordove opcije Track Changes. Nemojte napraviti istu pogrešku: u odjeljku Informacije na kartici Datoteka (ili Orb u Officeu 2007) pronaći ćete izbor opcija u padajućem izborniku "Pripremite se za dijeljenje" koje vam omogućuju da provjerite ima li skrivenih informacija (i potvrditi kompatibilnost s drugim izdanjima Worda).
20. Prilagodite vrpcu
Trakasto sučelje dizajnirano je da bude stabilnije od vrlo prilagodljivog sučelja sustava Office 2003. Međutim, ako odaberete Datoteka | Opcije | Prilagodite vrpcu, možete joj dodati nove funkcije i ukloniti one koje ne želite vidjeti. Možete dodati značajke koje inače uopće nisu izložene - postoji koristan izbor "Naredbe koje nisu na vrpci" - pa čak i stvoriti vlastite kartice. Ako je to previše komplicirano, možete prilagoditi alatnu traku za brzi pristup koja se pojavljuje na vrhu zaslona pomoću malene strelice padajućeg izbornika na desnom kraju.
