Vjerojatno jedna od najboljih značajki koje Smartsheet može ponuditi je izrada projektnih izvješća. Dopuštanje voditeljima projekata da rade s podacima iz različitih listova u jednom prikazu može biti stvarna ušteda vremena. Međutim, ovaj proces može se činiti izazovnim za one koji nikada nisu izradili izvješća ili su tek počeli koristiti Smartsheet. Ako pripadate bilo kojoj od dvije kategorije, došli ste na pravo mjesto.
U ovom vodiču korak po korak reći ćemo vam sve što trebate znati o izradi izvješća u Smartsheetu. Udaljit ćete se znajući koje su različite vrste izvješća i kako ih konfigurirati.
Kako stvoriti izvješće u Smartsheetu na računalu?
Svaki uspješan voditelj projekta mora znati kako učinkovito obavljati više zadataka. Praćenje tekućih zadataka, tjednih prodaja ili drugih projekata može biti zastrašujuće bez pravovremenih izvješća o svakoj od ovih aktivnosti. Izvješća su posebno korisna za odgovaranje na ključna poslovna pitanja te upravljanje i praćenje tijeka rada.
Možete uređivati, sažeti ili sortirati sve podatke u izvješću. Nakon što ga uspješno izradite, možete ga poslati, podijeliti ili objaviti sa svojim kolegama ili dionicima.
Možete izraditi dvije osnovne vrste izvješća u aplikaciji preglednika za stolna računala Smartsheet: Izvješća o retku i sažetku lista.
Izvješća o retkama trenutno akumuliraju podatke retka s različitih listova. Zahvaljujući ovim izvješćima, možete dobiti pregled svih nedovršenih zadataka, plaćanja koja nisu prošla ili bilo koje druge informacije složene u redove.
Izvješće Sažetak lista prikazuje informacije o polju sažetka na različitim listovima. Ovo je izvrstan alat za dobivanje detaljnog pregleda različitih projekata.
Izvješća retka i sažetka možete izraditi u alatu za izgradnju izvješća unutar aplikacije za desktop preglednik Smartsheet. Ovaj proces uključuje nekoliko koraka, ali oni će biti lak za one koji pažljivo slijede upute u nastavku:
Izvješće o redu
Korak 1: Izrada izvješća retka
- Prijavite se na svoj račun preglednika Smartsheet na radnoj površini.
- Dođite do znaka Izbornik u gornjem lijevom kutu prozora.
- Kliknite na znak plus za ulazak u Centar za rješenja.
- Kliknite na "Kreiraj" na lijevoj bočnoj traci.
- Od prikazanih opcija odaberite "Izvješće".
- Pojavit će se prozor s upitom u kojem će se od vas tražiti da nazovete izvješće i odaberete vrstu izvješća.
- Odaberite "Izvješće o retku" i kliknite "U redu".
Sada ćete morati konfigurirati svoje izvješće da biste ga mogli koristiti.
Korak 2: Konfiguriranje izvješća retka
Koristite kartice na gornjoj alatnoj traci za konfiguriranje izvješća o retku. Možete konfigurirati sljedeće: izvorne tablice, stupce za prikaz, kriterije filtriranja, grupiranje, sažetak, sortiranje. Na primjer, na kartici Kriteriji filtra možete odabrati uvjete za prikaz u izvješću. Možete filtrirati prema komentarima, odjelu, opisu, dodijeljenom i još mnogo toga.
Korak 3: Sortiranje rezultata izvješća retka
Bitan dio izrade izvješća retka je sortiranje rezultata po poljima:
- Kliknite odjeljak "Sortiraj" na izborniku alatne trake.
- Odaberite polje po kojem ćete sortirati izvješće.
- Odaberite "Sort Descending" ili "Sort Ascending" o tome kako želite sortirati rezultate.
Ako želite dodati više kriterija razvrstavanja, kliknite na opciju "Razvrstaj po drugom stupcu". Rezultate izvješća možete sortirati prema najviše tri polja.
Kako izraditi izvješće u Smartsheet iPhone aplikaciji?
Smartsheet iPhone aplikacija omogućuje vam pristup i uređivanje informacija u svim dostupnim listovima i izvješćima. Ovo može biti pravi spas kada ste vani bez računala i dobijete improvizirani zadatak konfiguracije podataka koji morate odmah obaviti.
Međutim, mobilna aplikacija Smartsheet ne dopušta korisnicima stvaranje novih izvješća. Kao što je preporučeno na njihovoj web stranici, najbolje je koristiti aplikaciju s prethodno postavljenim izvješćima ili tablicama. Trebali biste koristiti verziju za stolno računalo za postavljanje izvješća ili automatizaciju izrade, primjenu formula i druge administrativne promjene. Možete mijenjati stupce na svom telefonu ako ste administrator lista ili vlasnik.
Kako izraditi izvješće u aplikaciji Smartsheet za Android?
Pristup izvješćima Smartsheet na vašem Android uređaju može biti iznenađujuće praktičan, pogotovo kada je vaše računalo izvan dosega. Nažalost, aplikacija Smartsheet za Android još uvijek ne podržava stvaranje novih izvješća.
Možete pristupiti svim izvješćima na svom radnom prostoru u bilo koje vrijeme koristeći svoj Android uređaj. Također možete uređivati stupce ako ste vlasnik ili administrator izvješća. Stvaranje novih izvješća, listova ili rad s bilo kojom administrativnom promjenom najbolje je raditi na verziji Smartsheeta za stolno računalo.
Kako stvoriti sažeto izvješće u Smartsheetu?
Izrada sažetka izvješća omogućuje timovima da akumuliraju određena polja sažetka s različitih listova na jednom mjestu. Na taj način svatko može uočiti važne informacije i podatke u prikazu na razini portfelja. Zatim možete jednostavno kombinirati podatke u grupe, sažeti informacije primjenom funkcija i još mnogo toga.
Evo što biste trebali znati prije izrade sažetog izvješća u Smartsheetu:
- Polja sažetka u svim listovima koje planirate uključiti moraju biti dosljedno imenovana. Aplikacija će isključiti informacije za određeni sažetak ako postoje i najmanje razlike u razmacima ili pravopisu.
- Koristite iste vrste polja za sve sažetke koji akumuliraju iste podatke. Želite da svi stupci imaju format valute ako, na primjer, prikupljate podatke o novcu. To će vam pomoći da se klonite duplih stupaca izvješća. Ako su neka polja bila samo brojevi, a druga valute, na kraju biste dobili dva stupca – po jedan za svaku vrstu polja.
Evo kako izraditi sažeto izvješće u Smartsheetu:
- Pokrenite aplikaciju Smartsheet na pregledniku vašeg stolnog računala.
- Prijeđite na traku izbornika u gornjem desnom kutu. To je izbornik s tri vodoravne linije.
- Odaberite "Centar rješenja", istaknut kao znak plus.
- Kliknite na gumb "Prijavi".
- Vidjet ćete upit u kojem se od vas traži da nazovete izvješće i odaberete vrstu izvješća.
- Odaberite opciju "Sheet Summary Report".
- Pritisnite "OK".
- (Neobavezno, može se učiniti kasnije) U odjeljku "Izvorni listovi" odaberite izvorne listove čija polja sažetka lista želite uključiti.
- (Neobavezno, može se učiniti kasnije) Pod "Polja za prikaz" navedite stupce za prikaz. Ovo su polja sažetka koja želite dodati.
Izvješće sažetka lista možete dodati izravno na svoju nadzornu ploču pomoću widgeta izvješća. Također možete vizualizirati podatke izvješća u grafikone ili grafikone i olakšati svojim kolegama pristup informacijama.
Da biste stvorili pregled portfelja svih uključenih podataka, morate definirati koje ćete podatke povući u sažeto izvješće. To možete učiniti navigacijom kroz postavke alatne trake:
- Izvorni listovi: Odredite koji list i sažetak lista treba uključiti u izvješće.
- Stupci za prikaz: Odaberite polje sažetka koje želite uključiti u izvješće.
- Kriteriji filtra: Postavite parametre za informacije prikazane u izvješću.
- Grupiraj: Organizirajte retke grupiranjem sličnih podataka u logičke klasifikacije.
- Sažeti: ekstrahirajte informacije o jezgri izvješća.
- Sortiraj: odaberite kako sortirati sažete podatke izvješća.
Da biste primijenili sve ove promjene, kliknite "Spremi" u gornjem desnom kutu prozora aplikacije. Tada ćete moći vidjeti sve informacije koje zadovoljavaju gore odabrane kriterije.
Kako stvoriti izvješće o statusu u Smartsheetu?
Izvješća o stanju pomažu u sažetku cjelokupnog napretka projekta, a njihov je glavni cilj informirati sve o promjenama koje su u tijeku i potencijalnim rizicima ili preprekama. Srećom, Smartsheet ima mnoštvo besplatnih predložaka koje možete koristiti za izradu detaljnog izvješća o statusu. Možete ih pronaći na ovoj stranici.
Također možete izraditi vlastito izvješće o statusu i samo pogledati predloške za inspiraciju. Ovdje su neki od osnovnih odjeljaka koje biste trebali uključiti u svoje izvješće o statusu:
- Naziv projekta. Ovdje upisujete naziv projekta. Naziv bi trebao biti dovoljno jasan za sve dionike koji bi mogli pogledati izvješće o stanju.
- Voditelj projekta. Ime osobe zadužene za projekt.
- Projektno razdoblje. Vremensko razdoblje koje pokriva projekt.
- Datum završetka. Ovdje biste trebali napisati rok za projekt. Ako ne postoji točan datum dospijeća, možete napisati procijenjeni.
- Proračun. Kakav je status budžeta vašeg projekta? Ovdje unosite je li na meti ili ne.
- Raspored. Ovdje zapisujete status rasporeda projekta. Ima li zapreka, ili je zasad sve na pravom putu?
- Kvaliteta. Ovdje možete unijeti je li projekt uspješan ili naginje riziku.
- Opseg. Zapišite opseg projekta i je li početni bio prevelik ili mali.
- Rizici. Napišite sve rizike s kojima se vaš projekt suočio. Kakav je sada njihov status?
- Zapreke na cesti. Navedite sve druge zapreke koje bi mogle ometati vaš projekt.
Ovi će odjeljci biti više nego dovoljni za izradu jasnog izvješća koje prati sve faze uspjeha projekta.
Izrada izvješća u Smartsheetu
Izrada izvješća za praćenje napretka projekta ključna je za osiguravanje detaljnog, kompaktnog tijeka rada koji štedi vrijeme. Kombiniranjem podataka s više listova u jedan prikaz portfelja, možete jednostavno podijeliti ključne informacije s dionicima. Sa Smartsheetom možete učiniti upravo to. Nadamo se da nakon čitanja našeg vodiča možete sami kreirati izvješća u Smartsheetu.
Koju vrstu izvješća smatrate posebno korisnom za upravljanje projektima? Podijelite svoja razmišljanja i iskustva u odjeljku za komentare ispod.